PDFが大きすぎてメールで送れないときの小さくし方

文字やベクター図形はほとんど容量を使いません。文字だけの100ページのPDFでも1MB未満のことがよくあります。容量の正体は画像です。元の解像度の写真、600dpiで保存したスキャン、画像として「PDFに印刷」されたページなどです。1200万画素の写真1枚だけで3〜5MBになることもあります。

良いPDF圧縮ツールは、中の画像の解像度を画面で実際に必要な程度まで下げて圧縮し直し、文字やベクター図形には手を加えません。Localvertの「PDF圧縮」には3段階があります。いちばん小さくする「強め」、画面で読む書類向けの「おすすめ」、印刷する予定なら「弱め」です。

書類なら画面上で150dpi程度あれば十分に読め、300dpiは印刷品質です。スキャンした契約書が150〜200dpiより多く必要になることはまずありません。

PDFを分けて何回かに分けて送るか、「PDF分割」で相手に不要なページを外しましょう。写真からPDFを作るところなら、作る前に写真を小さくしてください。たとえばHEICやJPGをPDFに変換するときに最大幅を1600pxにします。

とても大きなファイルは、添付ではなくクラウドドライブのリンクで共有しましょう。ただしその場合、クラウドサービスがコピーを持つことは覚えておいてください。

スキャナーを自分で設定できるなら、150〜200dpi、文字の書類はグレースケール、出力はPDFを選びましょう。600dpiのカラーは、読むうえでは何の利点もないまま10倍以上の大きさのファイルになります。スマホのスキャンアプリにも画質やサイズの設定がたいていあり、書類なら「中」でほぼ十分です。

書類の写真は、PDFを作る前に紙の大きさに合わせて切り抜いておきましょう。紙の周りの机や床が1センチ増えるごとに容量は増え、ページは読みにくくなります。

埋め込みフォントも少し容量を増やします。特に日本語などアジアの言語ではそうですが、数MBを超えることはまれです。入力欄の多いフォーム、PDF内に添付されたファイル、デザインソフトのレイヤーも重さを加えます。写真がないのに大きいPDFなら、あとから圧縮するより、元のソフトで「最小サイズ」や「標準」の設定で書き出し直すほうが効果的なことが多いです。

圧縮したPDFを開き、小さな文字や署名のあるページを拡大してみてください。100〜150%でくっきりしていれば、送って大丈夫です。